النقاط الرئيسية
- يتقدم طلاب المدارس الثانوية في كثير من الأحيان بطلبات للحصول على عشرات المنح الدراسية، ولكل منها مواعيد نهائية ومتطلبات فريدة، مما يجعل التنظيم تحديًا.
- يمكن أن تساعد جداول البيانات أو التقويم أو أي نظام آخر العائلات في إدارة المهام وتتبع الحالة وتجنب الفرص الضائعة.
- إن إعطاء الأولوية للمكافآت ذات القيمة العالية وتنظيم المواد وإعداد التذكيرات يمكن أن يقلل من التوتر ويحسن النتائج.
مع استعداد طلاب المرحلة الثانوية لتقديم طلبات الالتحاق بالجامعات، تتجه العديد من العائلات نحو المنح الدراسية. ومع استمرار ارتفاع تكاليف التعليم، تُقدم المنح الدراسية مساعدة قيّمة. لكن عملية التقديم (لكل منها استماراتها ومواعيدها النهائية ومواضيعها البحثية) قد تُصبح مُرهقة بسرعة.
بدون نظام مُطبّق، من السهل نسيان موعد التسليم أو إرسال مواد خاطئة عن طريق الخطأ. غالبًا ما يجد الآباء والطلاب الذين لديهم التزامات متعددة صعوبة في تنظيم أمورهم.
ولهذا السبب فإن وجود طريقة مخصصة لإدارة العملية ليس مفيدًا فحسب، بل ضروري أيضًا.
هل ترغب في حفظ هذا؟
سنرسل إليك هذه المقالة عبر البريد الإلكتروني، حتى تتمكن من العودة إليها لاحقًا!
إنشاء متتبع مركزي لكل شيء
الخطوة الأولى هي تجميع جميع المعلومات المتعلقة بالمنحة الدراسية في مكان واحد. يُعدّ جدول البيانات، سواءً في جداول بيانات جوجل أو إكسل، خيارًا مثاليًا لمعظم العائلات. يمكن أن يتضمن أعمدةً لاسم المنحة الدراسية، والموعد النهائي، ومبلغ الجائزة، وحالتها، ومتطلباتها، وطريقة التقديم، والملاحظات.
وهنا مثال:
لخيار أسهل، يمكن للطلاب استخدام تطبيقات مثل Trello أو Notion لإنشاء لوحات مشاريع تحتوي على بطاقات لكل منحة دراسية. تتيح العديد من هذه الأدوات للمستخدمين إضافة قوائم مراجعة ومواعيد استحقاق ومرفقات. وهي مفيدة بشكل خاص لتتبع التقدم عبر مواعيد نهائية ومتطلبات متعددة.
للعائلات التي تفضل الورق، قد يكون من المناسب أيضًا استخدام سجلّ مطبوع أو مجلد للمنح الدراسية. يكمن السر في الاتساق: يجب تسجيل جميع التفاصيل في مكان واحد، سواءً كان ملفًا رقميًا أو دفتر ملاحظات.
إن ترميز الطلبات بالألوان وفقًا لأهمية الموعد النهائي أو قيمة المنحة يساعد الطلاب على تحديد أولويات طلباتهم. كما أن مشاركة الوثيقة مع أحد الوالدين أو المرشدين الأكاديميين تُعزز المساءلة، مما قد يُساعد الطلاب على الالتزام بالمسار الصحيح.
إنشاء تقويم واقعي
حتى أفضل أدوات التتبع لن تُجدي نفعًا إذا لم تُلتزم بالمواعيد النهائية. وهنا يأتي دور التقويم. سواءً كان رقميًا أو ورقيًا، يجب أن يتضمن المواعيد النهائية الرئيسية للمنح الدراسية، بالإضافة إلى تذكيرات مُسبقة بمواعيد تسليم الواجبات.
لكل منحة دراسية، قسّم الخطوات: طلب كشوف الدرجات، وكتابة المقالات، ومتابعة المرشحين، وتقديم الطلب النهائي. لكل منحة موعد نهائي داخلي خاص بها، يُفضّل تحديده قبل بضعة أيام على الأقل من الموعد النهائي.
خصص فترات زمنية، مثل جلسات دراسية مسائية أو مسائية يوم السبت، للعمل على المنح الدراسية. هذه الجلسات تجعل العملية روتينية وغير مرهقة.
على العائلات أيضًا تذكر أن بعض المنح الدراسية لها مواعيد نهائية متغيرة أو فترات تقديم محدودة. التقديم المبكر يُحدث فرقًا، خاصةً عندما تُمنح الجوائز على أساس أسبقية التقديم.
تنظيم المواد لإعادة استخدامها بسهولة
تطلب العديد من طلبات المنح الدراسية مستندات متشابهة: كشوف الدرجات، وقائمة الأنشطة، ونماذج المساعدة المالية (مثل درجة SAI)، والمقالات الشخصية. حفظ هذه الملفات في مجلد واحد (ورقي أو رقمي) يوفر الوقت ويقلل الأخطاء.
استخدام نظام تسمية واضح للملفات الرقمية خطوة بسيطة تجنّب المشاكل الكبيرة. بدلًا من "essay-final.docx"، استخدم أسماءً مثل "Smith_LeadershipScholarship_Essay.docx".
يجب على الطلاب أيضًا الاحتفاظ ببيان شخصي رئيسي قابل للتعديل وإعادة الاستخدام في مختلف طلبات التقديم. مع تعديلات طفيفة، يمكن استخدام هذا البيان كأساس لمقالات متعددة.
طلب نسخ متعددة من خطابات التوصية مسبقًا قد يمنع التسرع في إعدادها في اللحظات الأخيرة. يطلب بعض الطلاب من أساتذتهم أو مشرفيهم نسخة عامة من الرسالة يمكن إعادة استخدامها مع بعض التحديثات الطفيفة.
لا تنسى المتابعة
بمجرد منح المنحة، لا تنتهي العملية بالضرورة. بعض المؤسسات تتابع الأمر لتأكيد الاستلام أو طلب معلومات إضافية. وقد تطلب مؤسسات أخرى من المرشحين النهائيين إجراء مقابلات أو كتابة مقالات.
على الطلاب تخصيص ملف في صندوق بريدهم الإلكتروني لمراسلات المنح الدراسية، والاحتفاظ بسجلّ لها. قد يُساعد إدخال بسيط، مثل "تأكيد عبر البريد الإلكتروني بتاريخ ٢٥/١٠/٢٠١٨"، في حال حدوث أي مشكلة.
رسالة شكر بعد الحصول على جائزة، أو حتى بعد المقابلة، تُقدّر دائمًا، ويمكن تذكرها في الجوائز المستقبلية. من المؤسف أن نرى ذلك، ولكن بالنسبة لمنحتنا الدراسية، ربما لم نتلقَّ سوى رسالتي شكر أو ثلاث رسائل فقط.
الأسئلة الشائعة
ما هي أفضل أداة أو طريقة لتتبع طلبات المنح الدراسية المتعددة؟
تعد ورقة العمل البسيطة (أو ورقة العمل المشتركة للعائلات) الأداة المثالية لتتبع طلبات المنح الدراسية.
كيف أتأكد من أنني لن أفوت الموعد النهائي للمنحة الدراسية؟
استفد من متعقب المنح الدراسية الخاص بك لتضمين تواريخ الاستحقاق، وأدخل التواريخ في التقويم أو المخطط الخاص بك.
ما هي المستندات التي يجب أن أقوم بإعدادها وتنظيمها مسبقًا لمعظم طلبات المنح الدراسية؟
تتطلب معظم الطلبات نسخًا من السجلات الأكاديمية والمقالات ونماذج المساعدة المالية. حفظها في مجلد مشترك يُسهّل إعادة استخدامها.
نصائح نهائية
قد يكون التقدم للمنح الدراسية مُرهقًا، خاصةً للطلاب الذين يُديرون أعمالهم الدراسية وطلبات الالتحاق بالجامعات والأنشطة اللامنهجية. إن تحديد أهداف صغيرة (مثل "تقديم ثلاثة طلبات هذا الأسبوع") ومتابعة إجمالي الجوائز المُحتملة يُساعد الطلاب على الحفاظ على حماسهم.
حتى لو رُفضت طلبات عديدة، فإن العائد في الوقت المحدد لجائزة واحدة ناجحة قد يعادل مئات الدولارات في الساعة. أما الجوائز المحلية أو المتخصصة الأصغر، فغالبًا ما تكون أقل تنافسية وتستحق الجهد المبذول.
إن العائلات التي تظل منظمة ومتسقة تكون أكثر قدرة على إكمال طلباتها في الوقت المحدد وأقل عرضة لترك الأموال على الطاولة.
لا تفوت هذه القصص الأخرى:
كيفية الحصول على منحة دراسية كاملة
أفضل الزمالات والمنح الدراسية للنساء
6 جامعات تقدم أكبر المنح الدراسية
المحرر: كولين جريفز
تم نشر المقال كيفية تتبع وتنظيم طلبات المنح الدراسية أولاً على The College Investor.
