De nombreux professionnels de la santé mentale consacrent plus de temps aux documents et aux factures qu'à la prise en charge des patients. Les psychiatres consacrent un peu plus de 20 heures de leur temps aux tâches administratives, soit plus de 22 heures de temps qu'un médecin généraliste. Une étude a révélé que les professionnels de la santé comportementale consacrent 10 heures par semaine aux factures pour 40 heures de traitement. Le travail administratif est chronophage et fatigant pour les patients. Les factures internes manquent souvent de mises à jour de codage et de dates limites de paiement, ce qui entraîne des refus et des retards de paiement.
Les factures à domicile sont très élevées. Les demandes de remboursement pour soins de santé mentale sont souvent plus souvent rejetées que les demandes de soins de santé, dont le nombre a diminué de 15 à 20 % lors de la première soumission. Une étude a révélé que 20 à 25 % des demandes de remboursement pour troubles du comportement et près de 25 % pour toxicomanie ont été rejetées, tandis que seulement 10 à 15 % des demandes de remboursement pour autres services ont été rejetées. D'autres rapports indiquent que les demandes de remboursement pour troubles du comportement représentent 85 % des demandes de remboursement pour soins médicaux publics. Chaque demande rejetée est plus longue à régler et nécessite des heures de recours. Par ailleurs, les équipes de facturation peuvent consacrer 30 à 40 % de leur temps à rejeter les demandes. Cette incompétence rallonge les délais de traitement des demandes et impacte la trésorerie. Les taux de refus élevés, les retards de paiement des honoraires des médecins et les difficultés d'accès aux soins pour les patients sont importants. Les petites cliniques et les prestataires de services indépendants rencontrent souvent des problèmes d'assurance, car leurs factures sont peu nombreuses, ce qui les oblige à chercher d'autres solutions.
Les principaux avantages des sources d'utilisation externes
Les équipes de facturation externes bénéficient des compétences et des outils nécessaires pour traiter les demandes de remboursement rapidement et efficacement. En faisant appel à un service expérimenté, les cabinets médicaux n'ont pas à gérer de lourdes formalités administratives, ce qui leur permet de se concentrer sur les soins aux patients. Les factures des tiers sont généralement traitées plus rapidement et plus efficacement que celles des cabinets surchargés, qu'ils peuvent gérer seuls. Des factures plus rapides et plus précises permettent des paiements plus rapides et une réduction des pertes de dossiers. Voici les principaux avantages des cabinets de santé mentale. Services de facturation en santé mentale:
Faible charge administrative
Lorsque des spécialistes de la facturation sont recrutés à l'extérieur de l'entreprise, ils s'occupent de tâches fastidieuses telles que la soumission des demandes de remboursement, le suivi, la comptabilisation des paiements et l'envoi des données des patients. Cela permet aux médecins et aux infirmières de se concentrer sur les patients et d'autres tâches. Ainsi, les employés n'ont pas besoin d'apprendre à facturer, et des équipes spécialisées surveillent les règles de codage et de motivation. Cela implique du temps, du stress et une concentration accrue sur les soins.
Améliorer les flux de trésorerie et les revenus
Les factures expérimentées réduisent les erreurs et les refus. L'une des cliniques utilisant des sources externes a constaté que « des allégations claires sont devenues la base, ce qui a permis un paiement plus rapide et un recouvrement amélioré des recettes ». Les prestataires utilisent rapidement les sources externes de réclamations (souvent en quelques jours) et assurent un suivi rigoureux des réclamations impayées. Les pratiques améliorent généralement le recouvrement du réseau. Un codage correct, comme la distinction entre le code CPT 99213, CODE CPT 90792Services d’évaluation/autre gestion – améliore directement la précision des paiements et la prévision des revenus.
Promouvoir la conformité et la sécurité
Des règles spécifiques s'appliquent aux factures de services de santé mentale, telles que les tarifs des soins à distance et la confidentialité des données conformément à la section 42 du CFR, partie 2. Les entreprises de facturation professionnelle respectent ces règles, ce qui réduit le nombre d'erreurs de codage et les manquements à la conformité. Il est important que les factures utilisent des sources externes conformément aux accords HIPAA. Les bons vendeurs protègent les informations des patients. Des sources du secteur affirment que les services de facturation professionnels appliquent des mesures de sécurité strictes pour protéger les données et respecter les règles HIPAA. Les failles, les contrôles d'accès et les audits garantissent la sécurité des données. Une équipe interne insuffisamment formée représente un risque de conformité, mais un partenaire de facturation fiable réduit ce risque.
La satisfaction des patients est plus grande
Les factures simplifiées clarifient les données, réduisent les erreurs et améliorent le service aux patients. Des études montrent que des factures claires améliorent la satisfaction des patients. Ces derniers apprécient la clarté de leurs informations financières. Une étude a révélé que le recours à des sources externes « améliore la satisfaction des patients en réduisant les erreurs de facturation et en clarifiant les contacts financiers ». Les cabinets peuvent se concentrer sur le traitement en déléguant les factures à des spécialistes. Les médecins ont plus de temps pour les rendez-vous et peuvent échanger avec leurs patients plutôt que de se précipiter sur des formalités administratives, ce qui améliore l'expérience du patient.
La capacité d'expansion et la rentabilité
Les factures peuvent facilement gérer l'utilisation de sources externes et l'évolution du nombre de patients. Vous pouvez développer ou réduire votre activité sans embaucher ni former de nouveaux employés. Vous n'avez pas à payer les factures, les factures, les salaires, les avantages sociaux et le temps de travail de votre équipe. La plupart des vendeurs perçoivent des honoraires fixes (souvent calculés en pourcentage du groupe), ce qui est moins cher que les salaires des employés, ce qui permet souvent de réaliser des économies. Les entreprises qui envoient des factures utilisent également des technologies et des analyses avancées. Les cabinets peuvent utiliser des programmes pour vérifier l'éligibilité et gérer les refus sans investir beaucoup d'argent. Grâce à la flexibilité et au partage des ressources, les cabinets peuvent se développer sans avoir à payer le prix des employés en arrière-plan.
Conformité HIPAA et sécurité des données
Tout vendeur de factures de services doit respecter les exigences de la loi HIPAA, car il traite des données de santé privées. Les sociétés de facturation utilisées par des sources externes sont des « partenaires commerciaux » HIPAA et ont besoin d'accords de collaboration pour collaborer avec votre cabinet. Cela garantit la protection des données de santé privées conformément à la loi. Les bons partenaires accordent la priorité à la sécurité des données. Ils utilisent des bases de données sécurisées, cryptent les transferts de données et appliquent des contrôles stricts à l'arrivée. Un rapport sectoriel récent met en garde contre l'utilisation de mesures de sécurité strictes pour les services de facturation professionnelle afin de protéger les données des patients et de se conformer à la loi HIPAA. Les cabinets doivent garantir à leurs partenaires le respect des règles de confidentialité lors de l'utilisation de sources externes, réaliser des audits de sécurité et former leurs employés au secret professionnel. Puisque les actions du vendeur reposent sur la confiance et la conformité, le recours à des sources externes de facturation est recommandé à un vendeur respectable et compatible, qui protège mieux les données que la gestion des factures en interne. Le recours à des sources externes professionnelles contribue à la conformité à la loi HIPAA, sans la compromettre.
Choisissez le partenaire de facturation approprié
Les services de facturation étant différents, le choix du partenaire approprié est primordial. Un vendeur expérimenté en santé mentale et comportementale doit comprendre les symboles et les normes des documents relatifs à votre attribution. Pour éviter de saisir des données trop complexes, assurez-vous que son programme est compatible avec votre système de gestion de la formation ou de votre cabinet. Afin de pouvoir suivre les résultats, l'entreprise doit soumettre des rapports clairs et des indicateurs de performance clés tels que le taux de rejet des demandes, le nombre de jours de créances clients et le taux de recouvrement net. Vérifiez la certification HIPAA et préparez un accord de collaboration. Des gestionnaires de compte de confiance et une communication réactive sont essentiels à la coopération. Enfin, comparez les modèles de tarification et les rendements attendus : de nombreuses entreprises perçoivent un pourcentage des groupes ; l'obtention de meilleurs revenus est donc supérieure à ces honoraires. Recherchez un partenaire qui répond aux besoins et aux objectifs de votre cabinet en l'examinant attentivement, notamment en vérifiant les références d'autres agents en santé mentale.
conclusion
Les cabinets de santé mentale, quelle que soit leur taille, peuvent tirer profit du recours à des sources externes de services. En réduisant la paperasserie, l'équipe de facturation peut recourir à des prestataires externes pour se concentrer sur les soins aux patients et améliorer la satisfaction et les résultats. Des factures plus rapides et plus précises améliorent la trésorerie et les revenus, ce qui favorise la croissance du cabinet. La gestion des factures allouées « améliore la satisfaction des patients en réduisant les problèmes liés aux factures et en améliorant la communication financière » (source). Le recours à des sources externes de conformité et de sécurité des données au sein des cabinets permet de s'adapter à l'évolution de la réglementation sans embaucher de personnel supplémentaire. En résumé, une bonne pratique Partenaire des factures médicales La satisfaction du patient et le financement de la pratique financière peuvent s’améliorer, permettant aux médecins de se concentrer sur ce qui compte.
