عندما تبدأ بالتفكير في أموالك، فإنّ أهمّ خطوة هي التنظيم. من الضروريّ ترتيب أمورك المالية لتتمكّن من اتخاذ قرارات مدروسة بشأن خطواتك المالية القادمة.“
على مر السنين، جربت كل ما بوسعي لتنظيم أموالي. أتحدث هنا عن تتبع جميع حساباتي، وكشوفات الحسابات الورقية، ووثائق التأمين، والفواتير، والوصايا، والإقرارات الضريبية القديمة، ووثائق العمل، وغيرها. يبدو أن كمية "الأشياء" التي أحتاج إلى الاحتفاظ بها تتزايد كل عام. ولذلك، أصبحتُ متخصصًا في المؤسسات المالية.
سأشرح لكم اليوم كيف أنظم شؤوني المالية، ويمكنكم فعل ذلك أيضاً. أقسمها إلى ثلاثة أقسام:
- حافظ على تنظيم حساباتك المالية
- تتبع مستنداتك الحية (مثل الفواتير)
- رتب الأشياء التي يجب عليك الاحتفاظ بها
لنبدأ.
حافظ على تنظيم حساباتك المالية
الخطوة الأولى لتنظيم حياتك المالية هي ببساطة سرد حساباتك المالية. هناك ثلاث طرق للقيام بذلك: طريقة الجداول الإلكترونية أو القوائم البسيطة، وطريقة البرامج، والطريقة الإلكترونية.
عندما تبدأ، عليك التفكير في تحديد ميزانية لشخصيتك. وهذا يعني استخدام الأدوات (سواء كانت تقنية أم لا) التي تتناسب مع شخصيتك.
لكن قبل البدء، عليك فقط سرد ما لديك. يجب عليك مراعاة جميع البنود التالية للحسابات ذات القيمة النقدية. إليك النقطة الأساسية: هذه حسابات ذات قيمة مالية، وليست تأمينات أو غيرها من الأمور المالية.“
الخدمات المصرفية
- تَحَقّق
- المدخرات
- شهادات الإيداع
- سوق المال
دِين
- بطاقات الائتمان
- قرض سيارة
- قرض الرهن العقاري
- القروض الشخصية
- قروض الطلاب
الاستثمارات
- وساطة
- الإقراض بين الأفراد
التقاعد
بعد إدراج جميع هذه الحسابات، حان الوقت لتنظيمها بحيث يمكنك دائمًا معرفة رصيدك وأي معاملات تجري عليها. الطرق الثلاث للقيام بذلك بسيطة للغاية:
طريقة الجداول الإلكترونية أو القوائم
هذه هي الطريقة التقليدية لتتبع كل شيء. ببساطة، تحتفظ بجدول بيانات أو قائمة بجميع حساباتك، وتقوم بتحديثها يدويًا كل شهر عند سداد فواتيرك.
تتطلب هذه الطريقة جهدًا أكبر من أي طريقة أخرى، ويصعب الحصول على بيانات فورية إلا إذا كنت متصلًا بالإنترنت وتراجع حساباتك. يعتمد معظم مستخدمي هذه الطريقة على البيانات الورقية ويقومون بمطابقتها فور ورودها.
أحد أفضل جداول البيانات التي وجدتها يسمى حياتي المالية في صفحة واحدة (فشل). إنه تطبيق مجاني للتنزيل، لذا تفضل بالاطلاع عليه.
طريقة البرمجة
لقد كان هذا حجر الزاوية في التنظيم المالي على مدى السنوات العشر الماضية - استخدام برامج لتتبع جميع حساباتك. البرنامج الأكثر شيوعًا لهذا الغرض هو Quicken، والذي أستخدمه شخصيًا (لكن لا تستخدم Quicken لنظام Mac).
ومع ذلك، هناك بدائل، مثل iBank (الذي يعمل على نظام Mac).
الميزة الرائعة في استخدام البرامج هي إمكانية تحديث جميع حساباتك تلقائيًا، مما يوفر عليك الكثير من العمل اليدوي. أولًا، تُدخل قائمة حساباتك (التي أنشأتها مسبقًا) في البرنامج. ثم تربطها بالخدمة الإلكترونية باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك. من الآن فصاعدًا، يمكنك استخدام برامج (مثل Quicken) لتنزيل المعاملات الأخيرة وتحديث أرصدة حساباتك تلقائيًا. أخيرًا، توفر هذه البرامج تقارير وأدوات أكثر شمولًا تُسهّل عليك مراقبة أمورك المالية مقارنةً باستخدام جداول البيانات التقليدية.
ذات صلة ب: أشهر تطبيقات إدارة الأموال والميزانية
طريقة عبر الإنترنت
خلال السنوات الخمس الماضية، اكتسبت الخدمات الإلكترونية التي تساعدك على تتبع حساباتك شعبية كبيرة. اطلع على قائمتنا لأفضل البدائل السريعة.
تعمل هذه الخدمات تمامًا مثل برنامج Quicken، إلا أنها تعمل عبر الإنترنت، وهذا ما هي عليه بالفعل. حر! بمجرد إضافة حساباتك، ستقوم هذه الخدمات بتحديث أرصدتك وتقديم توصيات حول كيفية الادخار - وهي الطريقة التي يمكنك من خلالها كسب المال (من خلال الخدمات والإعلانات).
احتفظ بسجل لفواتيرك ومستنداتك الأخرى
حسنًا، الآن وقد أصبحت جميع أرصدة حساباتك في مكان واحد، ماذا تفعل بكل تلك الرسائل المالية التي تتلقاها؟ أقصد الفواتير والبيانات الطبية وغيرها؟ بعضها تحتاج إلى التعامل معه الآن، والبعض الآخر تحتاج فقط إلى تقديمه لاحقًا.
الأمر كله يتعلق بالنظام. بالنسبة لعائلتنا، النظام بسيط للغاية: لدينا صندوق بريد على مكتبنا نقوم بتفريغه ليلة الجمعة بمجرد أن ينام الطفل.
إليكم كيف يبدو شكلنا:
الهدف هو التأكد من إفراغ صندوق بريده الوارد أسبوعياً. أنت يجب عليك اتخاذ إجراء بشأن هذه الوثائق.
أحيانًا تكون العملية سهلة للغاية، يكفي دفع الفاتورة. أنا شخصيًا أفضل استخدام خدمة دفع الفواتير عبر الإنترنت لإرسال جميع مدفوعاتي، لذا عادةً ما نبقي برنامج Quicken وموقع البنك الإلكتروني مفتوحين على الكمبيوتر أثناء دفع فواتيرنا.
بعد تفريغ صندوق الوارد، نحفظ البيانات ونتخلص منها. كما نقوم الآن بمسح جميع ملفاتنا ضوئيًا لتجنب حفظ ما لا نحتاجه.
لكن كيف نعرض البيانات؟
إدارة ملفاتك المالية
هذا هو الجزء الأخير من معادلة التنظيم المالي - إدارة ملفاتك المالية. على مدار العام، قد تُنشئ العديد من المستندات، ومن المهم الحفاظ على تنظيمها. عادةً ما يكون لديك: كشف حساب شهري لكل حساب من الحسابات المذكورة أعلاه، وفاتورة شهرية لكل خدمة من خدمات المرافق العامة، ونسخ من إقرارك الضريبي، وبيانات التأمين، وغيرها.
يمكنك التخلص من بعض هذه الأشياء بعد فترة قصيرة. معظم الفواتير يمكنك التخلص منها بعد عام. مع ذلك، هناك بعض الأشياء التي يجب الاحتفاظ بها لفترة طويلة. على سبيل المثال، توصي مصلحة الضرائب الأمريكية بالاحتفاظ بإقراراتك الضريبية لمدة ثلاث سنوات على الأقل، ولكن من الأفضل الاحتفاظ بها إلى الأبد.
لتسهيل الأمور على نفسي، أستخدم نظام الملفات الرئيسي:
كما ترون، يوفر النظام علامات تبويب لجميع الفئات الرئيسية التي ستحتاجون إلى الاحتفاظ بها، بالإضافة إلى تعليمات حول ما يجب وضعه فيها، وفهرس بحث سريع في المقدمة.
ضمن كل تبويب، يمكنك إنشاء مجلد خاص لكل حساب على حدة. على سبيل المثال، أحد التبويبات الأولى هو تبويب "السيارات الأوتوماتيكية"، ويمكنك رؤية المجلد الخاص بإحدى سياراتنا - هوندا سيفيك. ضمن كل تبويب، يمكنك الاحتفاظ بنسخة من رخصة السيارة، والتأمين، وأي سجلات صيانة. بهذه الطريقة، يكون كل ما تحتاجه لإعادة البيع أو الاستبدال محفوظًا في مكان واحد.
وينطبق الشيء نفسه على الخدمات المصرفية وملفات الاستثمار وحتى قسائم الرواتب من "وظيفتك" (والتي يمكنك رؤيتها في منتصف الصورة تقريبًا).
ثم جعلتُ من عادتي، مرةً في السنة في شهر يناير، التخلص من أي أغراض قديمة لم أعد بحاجة إليها. هذه أفضل طريقة وجدتها للحفاظ على تنظيم مالي.
ما هي الأنظمة والأدوات التي تستخدمها للحفاظ على تنظيمك المالي؟
