يُعدّ التوافق مع كشوفات الرواتب أمرًا بالغ الأهمية للشركات في المملكة المتحدة. يُعدّ ضمان دفع الموظفين بشكل صحيح وفي الوقت المحدد أثناء استيفاء جميع المتطلبات القانونية أمرًا بالغ الأهمية لتجنب الغرامات والإضرار بالسمعة والإجراءات القانونية. لذا، إذا لم تُربط شركتك بالامتثال للرسوم، فإليك بعض أهم الأمور التي يجب معرفتها:
ما هو الالتزام بشحن الراتب؟
يجب على الشركات استيفاء بعض قوائم الرواتب الخاصة بهيئة الإيرادات والجمارك (HMRCs وMajesty)، وهي إدارة تابعة للحكومة البريطانية. ويشمل الالتزام ببيانات الرواتب احتساب رواتب الموظفين، والخصم الضريبي، ومساهمات التأمين الوطني عند الضرورة، وتقديم التقارير اللازمة إلى الهيئة في الوقت المحدد.
فيما يلي بعض العناصر الرئيسية للامتثال لبيانات الرواتب:
خليج
تُعد عملية الدفع عند الكسب (Paye) ضمن كشوف الرواتب من أهم مسؤوليات أصحاب العمل. يُحصّل نظام Paye ضريبة الدخل، والتأمين الوطني، وقروض الطلاب، وأي خصومات أخرى سارية، مباشرةً من أجور الموظفين. يجب أن يكون Paye دقيقًا، وأن يُبلغ هيئة الإيرادات والجمارك (HMRC) بكل فترة دفع من خلال معلومات فورية (RTI).
المدفوعات القانونية
تشير الأجور القانونية إلى الحد الأدنى للأجور الذي يجب على صاحب العمل دفعه للموظف في حالة غيابه، مثل إجازة المرض أو إجازة الأمومة. يجب على أصحاب العمل فهم معايير الأهلية للمرضى القانونيين، ودفع إجازات الأمومة والأبوة القانونية، ومنح الموظفين مبالغ دفع مناسبة عند الضرورة.
معاشات التقاعد
بموجب قانون التقاعد لعام ٢٠٠٨، يُلزم أصحاب العمل بتسجيل موظفيهم تلقائيًا في نظام التقاعد في مكان العمل ودفع حد أدنى للمساهمة قدره ٣٪. ويمكن للموظفين إلغاء اشتراكهم في هذه الخطة إذا رغبوا في ذلك، ولكن يتعين على أصحاب العمل إعادة تسجيل الموظفين الذين اختاروا ذلك بعد ثلاث سنوات.
حفظ السجلات
يُلزم القانون الشركات بالاحتفاظ بسجلات تفصيلية للرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يجب أن تتضمن هذه السجلات معلومات تتعلق بالأجور والخصومات والإجازات والمعاشات التقاعدية. يجب أن تكون جميع السجلات متاحة بسهولة في حال تفتيشها من قِبل هيئة الإيرادات والجمارك.
يجب على أصحاب العمل البقاء على اطلاع
تتغير تشريعات قوائم الرواتب باستمرار. لذلك، من الضروري لأصحاب العمل مواكبة أحدث التعديلات لضمان التوافق. تواجه العديد من الشركات هذا التحدي، ولذلك تلجأ العديد منها إلى... مقدمي الرواتب لإدارة كشوف رواتبهم. تضمن رسائل الرواتب التزام الشركات التام بأحدث المتطلبات القانونية، مما يقلل من خطر الخطأ وعدم الامتثال.
كشوفات الرواتب لا تقتصر على دفع رواتب الموظفين فحسب. فالأجور، والمدفوعات القانونية، والمعاشات التقاعدية، والاحتفاظ بسجلات الالتزامات القانونية هي ما تسعى الشركات إلى الحفاظ على التوافق وتجنب الاضطرابات.
